1. LA PLANIFICATION

Une clôture cela se planifie.

Les différentes échéances externes à l'entreprise, telles que le dépôts de la déclaration de TVA et son paiement, le dépôt de la déclaration au précompte professionnel et son paiement, le calcul et le paiement des versements anticipés, l'établissement des comptes annuels, la rédaction des rapports de gestion, l'envoi des convocations aux assemblées générales, etc. doivent être inventoriées et listées dans un document de planification.

Pensez à ne pas oublier de lister les échéances internes à l'entreprise. Inventoriez tous les échéances des autres départements qui ont une influence sur votre processus de clôture. Par exemple, les Ressources Humaines doivent vous fournir les informations relatives au traitement des salaires, le Contrôle de Gestion veut des échéances claires auxquelles il pourra démarrer son travail, la Production doit vous fournir les informations concernant les stocks ou encore les commandes qui sont en cours d'exécution, etc.

Lorsque vous établissez le planning de clôture, communiquez le à l'ensemble des personnes prenant part au processus et obtenez leur validation quant à celui-ci. Cela vous évitera des discussions dans une période déjà très chargée émotionnellement.

Dans la mesure du possible, laissez vous des marges de sécurité dans le planning. En cas d'écueil, vous ne serez pas acculé par les échéances.

Vous l'aurez compris, la clôture d'un département financier ne se réalise pas du haut d'une tour d'ivoire, elle nécessite d'obtenir une multitude d'informations provenant de tous les départements de l'entreprise et ce, dans un timing extrêmement serré.

2. LES ROLES ET LES TACHES

Il est également important de définir le rôle et les tâches de chaque personne de l'équipe de manière claire et précise. Il n'est évidemment pas question qu'une tâche soit oubliée ou en retard à cause d'un malentendu.

3. LES CHECKLISTS

Le stress peut également affecter nos moyens cognitifs. Dans ces périodes, il est très facile d'oublier l'une ou l'autre tâche à exécuter.

Listez clairement et de manière exhaustive les différentes tâches à réaliser.  Une fois celle-ci accomplie, indiquez la comme terminée. D'une part cela booste la motivation en ayant la satisfaction du travail accompli. D'autre part, cela permet de savoir exactement si vous êtes toujours en phase avec votre planning, ou au contraire, si d'autres mesures sont à envisager.

4. LA DOCUMENTATION

Ayez une documentation à jour de tous les processus qui entrent dans le fonctionnement de votre clôture. Il est non seulement intéressant d'avoir une description des process mais également des "Manuels d'utilisation". En cas d'écueil, vous pourrez vous raccrocher à des documents qui vous seront forts utiles.

5. LES BACKUPS

Les rôles et les tâches étant bien définis pour chaque membre de l'équipe, n'oubliez pas de prévoir des personnes "backup", qui pourront prendre le pas sur le propriétaire principal de la tâche.

Vous ne serez jamais à l'abri d'une absence pour maladie d'un membre de l'équipe. Lorsque cela arrive en période de clôture, il faut pouvoir reprendre aux pied levé les tâches de la personne.

Même si la situation reste très inconfortable et que votre planning risque d'être mis à mal, vous êtes certain que la tâche sera réalisée. Le stress pour la personne "backup" sera d'autant plus réduit que vous disposerez d'une documentation et de "manuels d'utilisateur" à jour. Elle pourra s'y raccrocher en ne devant pas tâtonner pour trouver la meilleure manière de procéder.

6. CINQ MINUTES MATIN ET SOIR 

En début et en fin de journée, pensez à prendre le pouls de l'équipe via un meeting rapide de maximum cinq minutes. Ce n'est évidemment pas le moment de planifier des réunions d'équipe d'une heure, qui ne fera que générer frustration et stress au sein de l'équipe.

Durant ces petites réunions, vous discuterez uniquement des éléments qui présentent des difficultés, en terme de planning, de réception d'information, de surcharge de travail sur l'une ou l'autre tâche. Vous pourrez supporter l'équipe en agissant ou se peut-il qu'un autre membre de l'équipe aura la réponse qui permet de débloquer une situation.

7. SOYEZ DISPONIBLE

Même si votre agenda est déjà très chargé, restez disponible pour votre équipe. Soyez à son écoute, cela les aidera à décompresser durant cette période de stress intense.

8. EVALUEZ LA CLÔTURE

Après chaque clôture, réunissez les différents intervenants (départements) et discutez des points qui ont été laborieux ou qui n'ont pas fonctionnés comme prévu.

Prenez ensuite conjointement des accords et des actions pour que cela ne se reproduise plus durant les clôtures suivantes.

9. LA CONFIANCE

Votre équipe est constituée de professionnels qui connaissent leur métier. Accordez leur votre confiance. Laissez les s'organiser pour atteindre les objectifs, tout en vérifiant que le planning est respecté.

Si leurs tâches le leur permettent, laissez les travailler de la maison, s'isoler avec leurs écouteurs, etc. C'est aussi le moyen pour eux de se préserver et de diminuer la tension qu'ils subissent.

10. CELEBREZ

Célébrez la fin de la clôture avec l'équipe. La période a été difficile et pouvoir décompresser est plus que mérité.